Módulo de Compras
El Módulo de Compras proporciona todo lo necesario para crear y gestionar las compras realizadas por la empresa y permite su seguimiento a medida que pasa por varios estados, desde el estado de borrador hasta la realización o contabilización de la misma. También facilita la creación de envíos a proveedores para la compra, e incluye la capacidad de crear automáticamente facturas de proveedores relacionadas.
En este módulo encontraremos lo siguiente:
- Compras
- Congiguración
Configuración
Compras
La configuración se compone de elementos muy sencillos.
Secuencias de compra: recordemos que las Secuencias se han abordado desde inicios de este manual, de tal manera que se usa el mismo concepto, pero esta vez, se usa para darle un orden y un númoro consecutivo a las compras que realicemos (en el link anterior se puede ver como crear una secuecnia). Método de facturación: sería la modalidad en que se crea una factura. Esta opción depende del proceso de cada empresa, debido a que la factura que se hace a partir de la compra el Tryton la hará basado en un pedido, en un envío o de manera manual. La última opción indica que la factura no se hace automáticamnte, es decir, usted debe crear la compra y la factura.
Nota
El Tryton tiene la capacidad de generar una factura de proveedor desde la compra. Este procedimiento existe para alimentar la contabilidad analítica e influye en los informes que requiere el profesional encargado de la contibilidad para hacer una lectura fiel al ejercicio de la empresa.
Hacer una compra
Vamos a Compras y una vez allí damos click en Nuevo. Se abrirá una plantilla con los siquientes campos:
Tercero: el proveedor o persona a quien compramos. Contacto: medio por cual no ponemos en contacto con el proveedor. Número: es un número que el programa asigna para almacenar la compra en la base de datos e identificarla. Tercero de la factura: debe ponerse el mismo proveedor que eligió en el primer campo. Referencia: es un campo de uso libre, puede escribir algún dato que referencie esa compra.
En la ṕestaña Compra debemos diligenciar
Fecha de compra Plazo de pago: es una opción que permite asignar un método de pago y un tiempo determinado (para usar esta campo debe tener creados algunos métodos de pago). Almacén: donde se almacenará los insumos u objetos adquiridos. El Tryton tiene por defecto el Almacén como una referencia para el manejo de los inventarios, por el momento este no tiene una ubicación definida, pero puede configurarla según el proceso de la empresa.
En la subventana Líneas se asignan los productos que se han de adquirir a través de la compra.
Advertencia
Los productos de la compra deben estar creados en el módulo de productos.
Al dar click en el símbolo más se abrirá una ventana con los productos que se van a comprar.
En la pestaña de Información adicional encontraremos algunos campos que pueden ser de ayuda para la persona que hace y revisa las compras. Por ejemplo, el cuadro de comentarios, la fecha de entrega y el método de facturación.
Estados de una compra
La compra es un proceso y este se compone de diferentes estados.
El estado de Borrador se adopta en el momento que damo Guardar a una compra, esta aún no ha entrado al sistema como tal y por ello podemos modificarla a nuestro gusto, inclusive es posible su eliminación. De aquí podemos pasar al estado Presupuesto.
El estado Presupuesto existe en el Tryton porque en su lógica se pensó que el proceso debía ser revisado por otra persona o al menos tener la aprobación de ser una compra viable. La lógica del programa se explica, pero se adapta a las necesidades de cada empresa, por ello no es necesario que se maneje de esa manera, la misma perosna que hace el borrador de la compra puede ejecutar todo el proceso de la compra.
En el estado Confirmar se genera la factura de proveedor. Desde la misma ventana de compras puede verificar la relación entre esta y la factura que crea, ya que en la parte inferior de la plantilla muestra la relación entre ambos registros. Si da click sobre el ícono de FACTURAS será llevado a la factura en cuestión.
El estado Proceso es el último estado del registro, los procediminetos que siguen se deben llevar a cabo en la facturación, donde manejaremos otros estados que complementan el proceso.
Información adicional
Dentro de la plantilla de compras veremos otras funcionalidades que no nombramos, pero abordaremos aquí. Algunos campos de un borrador de compra pasan a ser de sólo lectura cuando se le añaden líneas.
El asistente Modificar cabecera permite actualizar los valores de estos campos de forma segura.
El asistente de Devolución de compras se utiliza cuando hay que devolver una compra. Crea nuevos borradores de compras que coinciden con cualquier compra seleccionada, pero con todas las cantidades anuladas.
El asistente de Manejo de la Excepción de Envío ayuda al usuario a asegurarse de que la compra tiene los Movimientos de existencias correctos asociados a ella. Para los movimientos de stock que han sido cancelados, permite al usuario decidir cuáles deben volver a crearse y cuáles deben ignorarse.
Nota
El concepto Producto-Proveedor vincula un producto con un tercero que actúa como proveedor. Cada uno tiene su propia lista de productos